Intranet


Intranet

El módulo de Intranet está diseñado para la gestión de tareas diarias,  organizar eventos sociales o empresariales, así como el procesamiento electrónico de consultas entre colegas y amigos. El módulo Intranet es también una herramienta de gran alcance en la creación y gestión de la estructura de la empresa, permitiéndonos percibir, rápidamente,  cualquier cambio en los perfiles o la gestión de cada empleado.

Módulo Intranet

Este módulo integra varias funciones ¡¡, entre ellas, no facilita búsqueda simple o avanzada de empleados en nuestra organización, con la posibilidad de mostrar cambios en el personal, la ausencia o no disponibilidad de los mismos (mostrando también la razón de la ausencia, falta o no disponibilidad), la mención y difusión de los logros obtenidos por el personal, condecoraciones, premios o nombramientos del "empleado del mes", recordatorios de cumpleaños y mucho más.

Todas estas características pueden ser fácilmente integradas en un único calendario que también soporta la coordinación de eventos y ocurrencias con niveles prioridad personalizados.

  • Sincronización con MS Outlook
  • Búsqueda de empleados
  • Estructura de la Compañía
  • Cuadro de ausencias
  • Cambios en el personal
  • Empleado del mes
  • Cumpleaños
  • Calendario de eventos
  • Eventos multiusuario
  • Reservas de Salas de Reuniones
  • Asignación de tareas
  • Uso órdenes y solicitudes
  • Importación de usuarios
Sincronización de contactos con MS Outlook
Contactos de sincronización con MS Outlook
Reserva de salas de reuniones
Reserva de salas de reuniones

Sincronización con MS Outlook

El módulo de Intranet soporta la sincronización con Microsoft Outlook en ambos sentidos, lo que significa que puede importar datos desde Bitrix24 (personales o de grupos de trabajo, calendarios, contactos de negocios, tareas, etc.) en MS Outlook y sincronizar todos los acontecimientos, evitando cualquier discrepancia entre los calendarios y planificadores. Lo que es más importante, MS Outlook y Bitrix24 armonizan todas sus operaciones de forma automática, de modo que todos los cambios realizados en una sola aplicación se llevará a cabo en la otra de manera automática.

Bitrix24 cumple todos los requisitos y normas de sincronización de MS Outlook establecidas por Microsoft Corporation. La sincronización de dos vías se basa en el protocolo MS SharePoint (SOAP).

Sincronización con MS Outlook
Sincronización con MS Outlook
  • Dos vías de sincronización con Microsoft Outlook;
  • Sincronización de calendarios personales y de grupos de trabajo;
  • Exportación de usuarios del portal de Intranet a la lista de contactos de MSOutlook;
  • Las actualizaciones de los contactos en Bitrix24 se sincronizan con los contactos exportados al MS Outlook;
  • Las tareas de los usuarios son sincronizadas por doble vía;
  • Importación de la estructura corporativa;
  • Exportación y sincronización de Usuarios con MSOutlook (incl. el useerpics);
  • Soporte de Internet Information Server (IIS);
  • La sincronización se basa en el protocolo de listas SharePoint;
  • La sincronización estática o dinámica es posible para calednarios de ambos productos;
  • Soporte de exportación de multiples calendarios de Microsoft Outlook;
  • Los calendarios de Bitrix24 pueden ser mostrados en una sola red de MS Outlook.

Búsqueda de Empleados

Cuando se utiliza el método de búsqueda convencionales, sólo tendrá que escribir las primeros dos o tres letras del nombre o apellido de la persona que estás buscando, y una lista completa de contactos que contienen esas características se mostrarán en los resultados de su búsqueda.

Hicimos el mecanismo de búsqueda lo másfácil posible: Ud. no tocará una sola letra en el teclado. En cambio, con sólo un par de clics del ratón podrá encontrar a la persona que busca en su portal de intranet.

Búsqueda de empleado en modo avanzado
Búsqueda de empleado en modo avanzado
  • Búsqueda rápida de empleados sobre la base de datos de perfiles de usuario;
  • Puede utilizar métodos de búsqueda simples o avanzadas para encontrar un empleado;
  • La información básica del empleado aparecerá en los resultados de búsqueda con un enlace a la página del perfil del empleado;
  • Acceso rápido a las herramientas de comunicación: los resultados de búsqueda incluyen un enlace para la mensajería instantánea.

Estructura de la Compañía

Bitrix24 incluye una sección llamada "Compañía" que ayuda a crear una imagen viva de su empresa. En esta sección, puede incluir información acerca de los ejecutivos de la compañía, difundir la misión de la empresa o presentar los detalles de su estructura y estrategias de desarrollo. También puede crear galerías multimedia de fácil acceso para todos los empleados. Todo esto va a añadir valor a la cultura corporativa de su empresa y fortalecer la conciencia de su identidad corporativa.

Estructura de la empresa
Estructura de la empresa
  • Los departamentos y subdivisiones de la empresa se presentan en una estructura jerárquica conveniente;
  • La información general sobre la historia de la empresa, la cultura corporativa, estrategias, valores y misión es accesible por todos los empleados.
  • Alimentación de noticias corporativas (incluidas las declaraciones oficiales, directivas, infromación de horarios, anuncios, etc.);
  • Agenda de eventos de la empresa;
  • Fotos y reportajes en vídeo sobre las últimas actividades;
  • Alimentación de Noticias del sector mediante lectores feeds RSS de fuentes externas;
  • Bolsas de trabajo;
  • Contactos y datos bancarios para un acceso rápido;
  • Los departamentos se dividen en subdivisiones funcionales y son de fácil acceso;
  • Se puede determinar rápidamente al empleado responsable de una investigación específica, usando el árbol de la estructura corporativa.

Gráfico de Ausencias

El Cuadro de Ausencias de Bitrix24 muestra a los empleados ausentes de forma detallada. El gráfico muestra la información en diferentes colores (según el motivo de ausencia del empleado - enfermedad, viaje de negocios, etc-). Usted puede elegir una fecha determinada y visualizarla en el cuadro, navegar a través de todas las entradas de los empleados, o elegir sólo un departamento de la empresa para el cual quiere mostrar el cuadro de ausencias.

Cuadro de Ausencias
Cuadro de Ausencias
  • El Gráfico de Ausencias puede mostrar información sobre todos los empleados o sólo para un departamento en particular;
  • De forma predeterminada, el cuadro de ausencia se mostrará durante el mes actual, a todos los empleados;
  • Con los botones de navegación, se puede navegar a través de diferentes fechas en la escala de tiempo;
  • La razón de la ausencia se mostrará mediante el uso de diferentes colores en la tabla;
  • Se pueden producir un cuadro de ausencias en cualquier momento anexando los motivos de la ausencia según sea el caso;
  • Podremos mostrar un link a la información del porqué un empleado se encuentra fuera de la compañía;
  • Distribución conveniente de tareas según la disponibilidad de los trabajadores (quién y cuándo está disponible para realizar las tareas);
  • Planificación conveniente de vacaciones y días feriados, basado en el cuadro de ausencias, evitando la superposición de las vacaciones dentro de un departamento).

Cambios de personal

La página Cambios de Personal de la intranet de Bitrix, muestra qué tipos de cambios de personal han tenido lugar recientemente en la empresa. Usted puede elegir un departamentode la compañía para ver los últimos cambios en el personal

Cambios en el personal
Cambios en el personal
  • La página muestra todos los cambios recientes del personal;
  • Se puede mostrar cambios de personal en un único departamento o todos los cambios de personal en toda la empresa;
  • Al ingresar un nuevo empleado, la página de Cambios de Personal creará automáticamente una nueva entrada donde figurará el cambio.

Empleados Honorarios

Bitrix24 incluye también solución donde los empleados pueden ser reconocidos entre sus colegas por su exitoso trabajo y logros profesionales. Esto es motivador y ayuda a crear una competencia amistosa entre los departamentos o empleados.

Empleados Honorarios
Empleados Honorarios
  • Conveniente herramienta de RRHH cuya aplicación no necesita conocimientos o habilidades especiales;
  • Cualquier empleado puede ser colocado en la página de Empleados Honorarios;
  • Puede incluir una lista de Empleados Honorarios en la página principal, mostrando una breve información sobre las claves de su éxito;
  • Acceso rápido al perfil de los Empleados Honorarios.

Página de Cumpleaños

Bitrix24l le recordará los cumpleaños que se aproximan entre el personal de su empresa. Ahora usted siempre será capaz de felicitar a sus colegas a tiempo y evitar una situación incómoda cuando se le confunden las fechas o simplemente se le olvida un cumpleaños.

Página de cumpleaños
Página de cumpleaños
  • En la imagen se muestra una lista de todas las fechas de cumpleaños que se aproximan.
  • Se puede generar un listado con todas las fechas de cumpleaños de todos los empleados que han actualizado este dato en su perfil personal.
  • Un link de mensajería instantánea se muestra en la entrada, de modo que usted puede enviar un mensaje de saludo de inmediato.

Calendario de Eventos

El Calendario de Eventos de la intrnaet de Bitrix es una poderosa herramienta para la planificación de sus tareas diarias así como para el seguimiento y actualización de todos los eventos que tienen lugar en su empresa. Se mejora la productividad, nos permite mayor movilidad y flexibilidad a través de un acceso más rápido y eficiente a las discusiones, grupos de trabajo, talleres, etc. También le ayuda a ser más activo en todos los eventos sociales de la empresa.

La herramienta de Calendarios Favoritos es una adición muy útil a este componente ya que le ayudará a la gestión del tiempo de una forma muy sencilla. Todo lo que se tiene que hacer es unir a sus calendarios de eventos personales, los de sus colegas o grupos de trabajo seleccionados y todas las tareas a realizar y los eventos que son relevantes para usted serán automáticamente unificados. Además, sus calendarios favoritos se pueden sincronizar con Microsoft Outlook en formato iCal. Ellos se pueden exportar a su dispositivo móvil, así, le ofrece una mayor flexibilidad cuando esté fuera de la oficina.

Crear un nuevo evento
Crear un nuevo evento
  • Cada empleado, Grupo de Trabajo o Administradores del portal de Intranet pueden crear un número ilimitado de calendarios de eventos;
  • Los Calendarios de eventos de diferentes tipos (personales, de grupo de trabajo, etc.) pueden ser unificados y se muestran en una cuadrícula única de calendario;
  • Los eventos pueden ser mostrados en plantillas diferentes: acontecimientos por día, semana o mes;
  • Usted puede optar por mostrar los eventos/acontecimientos actuales y/o los pasados;
  • Todos los eventos se muestran en una forma conveniente y se diferencian con diferentes colores para una mejor visualización;
  • Cada evento puede ser planificado al minuto, haciendo más efiiente la planificación y distribución de tareas entre los empleados y grupos de trabajo;
  • Cualquier evento puede ser configurado para ser automáticamente recurrente (diario, semanal, mensual o anual);
  • Los empleados pueden comparar todas las entradas de sus calendarios personales con los acontecimientos del grupo de trabajo o calendarios de eventos de empresa y así, utilizar la red de calendarios preferida;
  • Usted puede exportar sus calendarios de eventos, individual o colectivamente a sus calendarios favoritos en formato iCal que es compatible con MS Outlook o con dispositivos móviles;
  • También puede utilizar un gestor de notificaciones para los próximos eventos.

Eventos Multi-Usuario

Los eventos Multi-Usuario son mecanismos muy útiles que le permitirán invitar a un número ilimitado de usuarios a participar en un evento en particular o una serie de eventos. Pueden ser utilizados para generar notificaciones ene reuniones corporativas, cambios de horario de un taller, anuncios, invitaciones a fiestas, etc.

Al crear un nuevo evento deberá elegir a las personas invitadas, el sistema le notificará si estas personas están disponibles durante el tiempo de ejecusión de este nuevo evento.

Adición de invitados
Adición de invitados
  • Una cómoda herramienta para la gestión del tiempo personal y de grupos de trabajo;
  • Los Eventos Multi-Usuario se pueden crear en cualquier calendario personal o de grupos de trabajo;
  • Los empleados ausentes se muestran en el Cuadro de Ausencias de forma automática;
  • Todos los empleados invitados serán notificados a través de Bitrix24 por el gestor de notificaciones;
  • Todos los empleados invitados pueden aceptar la invitación o rechazarla;
  • Si el evento se cancela, la información sobre este evento también será eliminado de los calendarios personales de las personas que aceptaron la invitación;
  • Los empleados recibirán un recordatorio antes de cada próximo evento que haya sido aceptado.

Reserva de Sala de reuniones

La herramienta de reservas de Sala de Reuniones le ayuda a reservar una sala de conferencias o un espacio de oficina para la ejecusión de eventos. Esta herramienta le permitirá evitar la doble reserva de un sala de reuniones. Al reservar una sala de reuniones deberá ajustar la fecha y duración de la reunión así como el número de los participantes.

También puede incluir una petición para la preparación de sala de reuniones, escribir información adicional, establecer los grupos de usuarios que tienen permisos para reservar una habitación, etc. Esto es realmente una excelente herramienta requerida en empresas de gran tamaño.

Reserva de Salas de Reuniones
Reserva de Salas de Reuniones
  • El número de "salas" de reuniones a crear y administrar por Bitrix es ilimitado;
  • La autorización para poder reservarla puede limitarse a ciertos empleados;
  • Los horarios de todas las salas de reuniones pueden ser fácilmente seguidos en el calendario;
  • Las reservaciones se pueden ver en la cuadrícula del calendario por día, semana o mes;
  • Durante la búsqueda de una "sala", en la lista de Salas de Reuniones, estas se muestran todas a la vez;
  • Cualquier sala de reuniones pueden ser reservados por muchas horas o sólo por unos minutos;
  • Usted puede reservar una "sala" para todo el día sin establecer las horas;
  • La reserva programada también está disponible (por días, semanas, meses, etc);
  • Los empleados reciben recordatorios cuando una "sala" está reservada.

Tareas

Bitrix24 le permite crear y administrar fácilmente las tareas y obligaciones laborales. Cada empleado puede utilizar esta excelente herramienta para organizar su trabajo diario. Puede crear tareas dentro de su perfil personal o en un Grupo de Trabajo al que usted pertenece, usted puede asignar a una persona responsable del cumplimiento de la tarea, establecer fechas límite, elegir un nivel de prioridad, editar o reordenar las tareas, etc. También puede adjuntar un archivo a cualquier tarea, incluir instrucciones, mostrar el avance de la labor asignada en forma de porcentaje, y mucho más.

Edición de una tarea
Edición de una tarea
  • Cada empleado puede crear y administrar las tareas en sus perfiles personales o grupos de trabajo a los que pertenece;
  • Un miembro del grupo de trabajo puede crear una tarea dentro del grupo de trabajo y hacer que otros miembros de grupo de trabajo sean los responsables del cumplimiento de esta tarea;
  • Cualquier tarea que puede incluir una descripción, archivos adjuntos, predefinir un nivel de prioridad y más;
  • El desarrollo de las Tareas de un grupo de trabajo se pueden almacenar en diferentes carpetas dentro de la ficha Tareas;
  • La persona que reciba una nueva tarea pueden aceptarla o rechazarla;
  • Los empleados reciben notificaciones si una tarea asignada a ellos fuese modificada o eliminada;
  • Las tareas finalizadas se puede utilizar como una fuente de informes diarios, semanales o mensuales;
  • Usted puede monitorear y controlar las Tareas por medio de una barra de porcentaje que muestra la evolución general de la tarea.

Uso de Órdenes

Bitrix24 incluye una amplia gama de herramientas de negocio que ayudan a reducir drásticamente el número de tareas rutinarias y redundantes que usted puede encontrar durante su horario de trabajo. Una Orden (Orden Electrónica) es un medio muy eficaz para optimizar las tareas administrativas y operaciones de menor importancia, tales como solicitud de nueva papelería y útiles de oficina, la presentación de solicitudes de servicio de mantenimiento o servicio de mensajería de entrega, etc.

Listado de solicitudes
Listado de solicitudes
  • Los empleados pueden crear un número ilimitado de órdenes;
  • El número y tipos de campos en un formulario de orden pueden ser personalizados;
  • El número de etapas a la que se somete una orden puede ser modificado (por defecto es: Nuevo / Fecha / Completo / Rechazo);
  • El número de empleados que están autorizados a presentar una orden puede ser limitada mediante la configuración de permisos distintos para los diversos grupos de usuarios;
  • Una notificación por correo electrónico se puede enviar cada vez que se cree, modifique o elimine una Orden;
  • Cada Orden es archivada y almacenada independientemente si se a completado o denegado.

Importación de usuarios

mportación de usuarios
Importación de usuarios
  • El Asistente para importación de Usuarios se utiliza para la rápida y conveniente transferencia de información de usuarios de Bitrix24;
  • Un mecanismo especial de compresión de datos se utiliza para mejorar la velocidad de transferencia para la importación de nuevos usuarios.

Comentarios y Opiniones

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